5.Introducción
Si en la vida privada y personal es importante la comunicación, en una organización empresarial con unos objetivos muy definidos que es preciso conseguir y con muchos integrantes es algo fundamental.
Además de servir para la necesaria coordinación de actividades meramente profesionales y operativas, la comunicación en la empresa es necesaria, para:
•Evitar el aislamiento del trabajador que puede experimentar a pesar de trabajar "junto a" muchos compañeros.
•Evitar el aislamiento que suele suponer la especialización y división del trabajador, que puede dar lugar a ignorar lo que otros hacen y a pensar que lo único importante es lo que uno realiza.
•Dar sentido a la propia tarea como un engranaje de una cadena en la que todas las piezas son imprescindibles y, por tanto, aumentar al motivación.
5.2 Marco teórico
5.2.1 Definición de comunicación
Sistema abierto dotado de una formación social compleja, en la que se distinguen las dimensiones que la componen. Se trata de un sistema de roles en el que existe coordinación comunicativa y redes de comunicación entre los distintos grupos funcionales. Es posible, desde un enfoque interaccional y sistémico, analizar la relación entre los conceptos 'organización' y 'comunicación', y afirmar que existe un profundo nexo entre ellos: es impensable una organización sin comunicación
5.2.2 Proceso
Uno de los fines importantes de la estructura de una organización es facilitar los procesos de comunicación y de toma de decisiones.
Al tomar decisiones, los gerentes deben adquirir y difundir información. Por lo tanto, la comunicación es crítica, porque los gerentes rara vez trabajan con “cosas” sino con “información acerca de las cosas”
Los elementos de la comunicación son los siguientes:
Comunicador – es una persona con ideas, intenciones, información y un propósito para su comunicación.
Codificación –la función de la codificación es proveer una forma en la cual se puedan expresar las ideas y propósitos como si fueran un mensaje.
Mensaje –el mensaje es lo que la persona espera poder comunicar al presunto receptor, y su formato exacto depende en grado sumo del medio utilizado para llevar el mensaje.
Medio – El medio es el portador del mensaje. Este puede ser: contacto personal, teléfono, etc.
Decodificación-receptor – Decodificación implica interpretación. Cuanto más se acerque el mensaje decodificado a la intención deseada por el comunicador, tanto más eficaz será la comunicación.
Retroalimentación –La retroalimentación de la comunicación le puede llegar de muchas formas: las dos personas están frente a frente, con intercambios verbales, expresiones faciales de descontento o de mal entendimiento (medios directos). Medios indirectos: descensos de la productividad, mala calidad de la producción, aumentos en ausentismo o rotación.
Ruido – son aquellos factores que deforman el mensaje pretendido.
¿Por qué se interrumpen las comunicaciones?
Pudo haber pasado que cualquiera de los elementos sea deficiente en cualquier forma. Hay muchas barreras.
Marco de referencia – cada persona puede interpretar la misma comunicación de un modo diferente, según sea su experiencia previa. Esto se da por variaciones de los procesos de codificación y decodificación
Escucha selectiva – se tiende a bloquear la información nueva, en especial si está en conflicto con lo que creemos.
Juicios de valor – el receptor se forma juicios de valor. Esto implica asignar una valía total a un mensaje antes de recibir la totalidad de la comunicación.
Credibilidad de la fuente – es la confianza y la fe que tenga el receptor en las palabras y actos del comunicador.
Problemas de semántica –Las mismas palabras pueden significar cosas del todo distintas para diferentes personas. El entendimiento está en el receptor, no en las palabras.
Filtrado – es la “manipulación” de la información.
Lenguaje grupal – esto pasa en especial cuando los grupos emplean ese lenguaje dentro de una organización, no con el fin de trasmitir información y entendimiento, sino, más bien, para comunicar una “mística” acerca del grupo o de su función.
Diferencia de status – las organizaciones expresan a menudo el rango jerárquico con una variedad de símbolos: títulos, oficinas, alfombras, secretarias, etc.
Presiones de tiempo – un problema obvio es que los gerentes no tienen tiempo para comunicarse con frecuencia con cada subordinado.
Sobrecarga de comunicaciones – debido a los adelantos en la tecnología de las comunicaciones, la dificultad no radica en generar la información, a menudo los gerentes se sienten “hundidos” por el diluvio de información y de datos a los que están expuestos.
La comunicación en las organizaciones se puede mejorar a de diversas formas:
Seguimiento – implica suponer que a usted no lo han interpretado bien y, tratar de determinar si se recibió en realidad el significado pretendido.
Regulación del flujo de información – sólo se debe poner a la atención de los superiores las desviaciones importantes de las políticas y procedimientos.
Uso de la retroalimentación – por tanto un memorando en relación con un enunciado importante de política, se podrá distribuir a todos los empleados.
Empatía – exige que los comunicadores se pongan en los zapatos del receptor, para prever la forma probable en que se decodificará el mensaje.
Repetición – introducir repeticiones o redundancias en la comunicación asegura que si no se entiende una parte del mensaje, hay otras partes que llevan el mismo mensaje.
Estímulo de la confianza mutua – la atmósfera de la confianza mutua entre los gerentes y los subordinados facilita la comunicación.
Oportunidad – se puede enviar a un grupo de ejecutivos a un lugar de recreo para estudiar un aspecto importante de la política de la compañía.
Simplificación del lenguaje – se ha identificado al lenguaje complejo como una seria barrera a la comunicación eficaz.
Escucha eficaz – esto requiere escuchar. Un método para estimular a alguien a expresar sus verdaderos sentimientos, deseos y emociones es el de escuchar.
Uso del runrún – como es flexible y suele incluir comunicación frente a frente, el runrún trasmite la información con rapidez. La renuncia de un ejecutivo puede ser cosa sabida mucho antes de hacer un anuncio oficial.
5.2.3 Tipos de comunicación en la empresa
Dentro de la empresa nos encontramos con diversos tipos de comunicación:
• En cuanto a su ámbito
•Interna, que enlaza los distintos estamentos jerárquicos y departamentos. Ésta, a su vez, puede ser vertical u horizontal.
La primera se establece entre la dirección y los empleados (puede ser descendente o ascendente) y la segunda, entre empleados del mismo nivel.
•Externa, que enlaza la empresa con el entorno.
• En cuanto a su código
•Escrita, cuando se realiza por medio de documentos escritos, bien por encontrarse alejados del emisor y el receptor, o porque es necesario que quede constancia el hecho.
Actualmente, la comunicación por ordenador es una forma escrita sobre un soporte especial.
•Oral, cuando se realiza con la voz, sea con el emisor y receptor juntos o separados por medio de teléfono o radio.
• En cuanto a su grado de formalismo
•Formal, la establecida oficialmente por la empresa u organización en cuanto a momentos, canales, estructuras, redes, etc.
•Informal, la que se encuentra fuera de las reglamentaciones de la empresa y puede producirse tanto dentro como fuera de ella y del horario de trabajo. Surge de las relaciones espontáneas, por afinidad, que se establecen entre las personas.
Son ejemplos de comunicación informal u organizaciones informales los grupos que se forman para charlar en los descansos, para desayunar, los trabajadores que comparten un medio de transporte o que pasan parte de su tiempo libre juntos, bien en actividades organizadas o simplemente de diversión.
• Comunicación interna
En función de la dirección que sigue el flujo de información, la comunicación interna se divide en vertical (descendente y ascendente) y horizontal.
•Comunicación descendente.
Es la que va de la dirección, en sus distintos niveles, a los subordinados. Suele ser la más común y a la que más importancia se da, por lo que, en general, está bien organizada.
Puede discurrir desde el director general hasta el empleado de menor categoría, bien directamente, o a través de mandos intermedios.
En primer lugar, la comunicación descendente debe informar a los empleados sobre:
•Cuál es la función de la empresa, cuáles son sus objetivos, actividad y organización.
•Cuál es su función en la empresa.
•Cuál es su lugar orgánico, qué lugar ocupa en la empresa.
•Quién es su superior y su supervisor inmediato, ante quien es responsable.
Estas informaciones permiten que cada empleado conozca el sentido de su trabajo en relación con la organización y de ésta en la sociedad.
La comunicación descendente puede realizarse directamente desde el superior jerárquico más alto a todos los componentes de la empresa, pero esta situación, en una empresa mediana o grande, es prácticamente imposible, por lo que, en la mayoría de los casos la información va llegando en cascada a través de los mandos intermedios, lo que puede dar lugar a que el mensaje final pueda estar desvirtuado con respecto al original.
La comunicación descendente puede realizarse por medios orales o escritos. Los primeros son más rápidos, pero plantean el problema de su escasa fiabilidad y tendencia a la distorsión, por lo que se intenta que quede siempre una constancia por escrito.
Una forma peculiar de comunicación descendente es la evaluación del desempeño, es decir, la información a los empleados y subordinados del grado de calidad y cantidad en la realización de sus funciones. Para que la evaluación sea correcta, ha de cumplir las siguientes condiciones:
•Estar relacionada con el trabajo. Evaluar el trabajo, no la persona.
•Oportuna en le tiempo. La mejor evaluación es la que se realiza inmediatamente después de terminar la tarea.
•Específica. Diciendo exactamente lo que está mal, evitando las vaguedades como: no sirve para nada, está mal hecho, etc.
•Objetiva. Basada en aspectos observables y comprobables.
•Deseada. Que el subordinado la desee como medio para mejorar y porque no le supone un conflicto al cumplir las condiciones anteriores.
•Con confirmación de que se ha entendido. Asegurándose de que el subordinado ha entendido lo que el hemos indicado y sabrá hacerlo bien en posteriores ocasiones.
•Comunicación ascendente
Es la que parte de los empleados y se dirige a los directivos. Incluye la comunicación a los superiores de opiniones, sugerencias, ideas, propuestas quejas, y problemas de los empleados. Sería la retroalimentación o feed back de la comunicación descendente.
La comunicación ascendente suele ser menos común que la descendente y se descuida más, pero, paulatinamente las empresas se van haciendo conscientes de su importancia.
Por otra parte, el tener la posibilidad de comunicar con los superiores, mejora el ambiente laboral, la confianza en la dirección, el sentimiento de pertenencia a la empresa, y por tanto, la motivación en el trabajo.
•Comunicación horizontal
Es la que se produce entre empleados o trabajadores del mismo nivel o de categorías directa e íntimamente relacionadas.
Es en este tipo de comunicación donde es más factible que aparezca la comunicación informal. La división del trabajo y la compartimentalización de funciones que, por un lado, hace aumentar la productividad, puede por otro, dar lugar a problemas de coordinación entre departamentos o empleados del mismo nivel. La empresa puede desear que sus empleados se encuentren divididos con el fin de seguir el aforismo de "divide y vencerás".
En ocasiones se intenta incluso promover rivalidades entre los departamentos, secciones o divisiones, pero las posibles ventajas son muy inferiores a las desventajas y sobre todo, a los riesgos de descordinación que se corren.
• La comunicación externa
La empresa se encuentra dentro de un entorno o contexto determinado con el que no tiene más remedio que relacionarse: el ámbito internacional, el ámbito comunitario, el ámbito nacional, el ámbito autonómico, el ámbito local, etc.
La comunicación oficial sería la relación que la organización empresarial debe mantener obligatoriamente con las instituciones oficiales de su entorno. Estas relaciones comienzan en el momento de constituirse como sociedad:
•Trámites y documentos de constitución de la sociedad.
•Altas en organismos.
•Permisos.
•Ayudas, subvenciones, etc.
5.2.4 Redes de comunicación
Las redes de la comunicación definen los canales por los cuales fluye la información. Los canales de una organización pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa. Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por el contrario, las redes informales no son rígidas en su dirección, puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organización, por ejemplo los rumores o chismes.
Ahora bien, una red formal se puede presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el canal.
La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisión de los datos es lo más importante.
Cadena
La rueda se apoya en un líder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un líder, es rápido y alta precisión
Rueda
Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es más adecuada si se busca una mayor satisfacción, su precisión es moderada y no es probable que surjan lideres.
Todos los Canales
En cuanto a las redes informales la información puede correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no es controlada por la gerencia y es percibida para los empleados como más confiable y creíbles que las informaciones emitidas por la gerencia a través de las redes formales, Los rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde existe la ambigüedad y en condiciones que crean aprensión, por ejemplo el secreto y la competenciaque típicamente prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la designación de nuevos jefes, reubicación de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo.
Es importante entender que el chisme es una parte de la red de información de cualquier grupo u organización, le muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma el gerente puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e impacto.
5.2.5 Comunicación Digital
Lenguaje digital: es el que se transmite a través de símbolos lingüísticos o escritos, y será el que transportará el contenido de la comunicación
En la comunicación digital, la palabra es una convención semántica del lenguaje, no existe conexión entre la palabra y la cosa que representa, con la posible excepción de las palabras onomatopéyicas.
Sus funciones son:
- Principalmente transmitir información.
- Definir la relación entre los comunicantes, lo que implica una información sobre la comunicación, esta comunicación la conocemos como "metacomunicación".
- También servirá para definir la relación que tiene, cuando la comunicación haya sido confusa o no se haya entendido del todo bien.
Teoría de Bateson y Jackson sobre la comunicación digital:
Fomentan su teoría a partir de relacionar dos conceptos que pueden pareces lo mismo pero que no tienen absolutamente nada que ver el uno con el otro. No hay nada parecido a “cinco” en el número cinco ; No hay nada particularmente "similar a mesa" en la palabra mesa.
5.2.6 Herramientas digitales
Correo electrónico (E-Mail)
• Conecta a la gente a nivel mundial
• Crea ganancias en productividad
Usenet
• Foros de discusión en línea a través del uso de boletines electrónicos
LISTSERV
• Grupos en línea que utilizan servidores de listas de correo para transmitir discusiones o mensajes
Salones de conversación (Chat)
• Conversaciones interactivas en vivo a través de una red pública
Mensajería instantánea
• Servicio de conversación interactiva que permite crear sus propios canales privados de conversación
Telefonía por Internet
• Transmisión de voz en dos sentidos a través de Internet
Voz sobre IP (VoIP)
• Transmisión de voz utilizando el protocolo internet (IP) en una intranet privada o en una WAN
Red privada virtual (VPN)
• Conexión segura para transmitir datos entre dos puntos a través de Internet
Telnet
• Herramienta de red que permite que alguien esté en una computadora mientras trabaja en otra
File Transfer Protocol (FTP)
• Herramienta para recuperar y transferir archivos desde una computadora remota
5.3 Aplicación practica
Comunicación ascendente | |
Comunicación descendente | |
Frontera de comunicación | |
Comunicación externa | |
Comunicación interna |
5.4 Conclusión
Como conclusión de todo lo tratado podemos sacar que la comunicación en la empresa es algo esencial. Como hemos visto la comunicación en la empresa es muy importante en dos frentes muy diferenciados pero íntimamente relacionados:
•La productividad. Para que halla la máxima productividad es imprescindible una comunicación eficaz entre los distintos departamentos. Una buena comunicación llevará a la optimización de beneficios por lo que es muy importante cuidarla.
•Los empleados. Si existe una comunicación buena entre los empleados y la dirección será un beneficio mutuo, ya que, los directivos sabrán cuales son las necesidades de sus empleados y los empleados se sentirán más involucrados en la empresa.
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